GIỮ GIẤY TỜ TÙY THÂN CỦA NGƯỜI LAO ĐỘNG: QUYỀN HAY HÀNH VI VI PHẠM PHÁP LUẬT?

Trong quá trình tuyển dụng và sử dụng lao động, nhiều doanh nghiệp vẫn yêu cầu người lao động giao nộp bản chính giấy tờ tùy thân hoặc văn bằng, chứng chỉ với mục đích quản lý hồ sơ hoặc tạo sự ràng buộc về thời gian làm việc. Tuy nhiên, dưới góc độ pháp lý, việc làm tưởng chừng “thông lệ” này lại tiềm ẩn nhiều rủi ro pháp luật nghiêm trọng. Câu hỏi đặt ra là liệu người sử dụng lao động có quyền giữ bản chính giấy tờ tùy thân của người lao động hay không, hay đây là hành vi bị pháp luật nghiêm cấm.

I. Thực trạng và Nguyên nhân

Trên thực tế, hành vi giữ bản chính Căn cước công dân, Hộ chiếu, bằng tốt nghiệp hoặc chứng chỉ hành nghề của người lao động vẫn diễn ra khá phổ biến, đặc biệt tại các doanh nghiệp nhỏ, cơ sở sản xuất hoặc lĩnh vực sử dụng nhiều lao động phổ thông. Phần lớn người lao động chấp nhận yêu cầu này trong trạng thái bị động, do nhu cầu việc làm cấp thiết hoặc do không nắm rõ quyền lợi hợp pháp của mình, từ đó dẫn đến tình trạng quyền nhân thân bị xâm phạm nhưng không được nhận diện kịp thời.

Nguyên nhân của thực trạng trên xuất phát từ cả phía người sử dụng lao động và người lao động. Nhiều doanh nghiệp chưa cập nhật đầy đủ các quy định mới của Bộ luật Lao động 2019, đồng thời mong muốn kiểm soát rủi ro nghỉ việc đột ngột bằng những biện pháp quản lý thiếu cơ sở pháp lý. Ở chiều ngược lại, không ít người lao động thiếu kiến thức pháp luật, cho rằng việc giao nộp giấy tờ gốc là điều kiện bắt buộc để được nhận việc, dẫn đến sự “tự nguyện” mang tính cưỡng ép trong quan hệ lao động.

II. Hậu quả Pháp lý

Về bản chất pháp lý, giấy tờ tùy thân là tài sản hợp pháp gắn liền với quyền nhân thân của mỗi cá nhân, do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền cấp và được pháp luật bảo vệ.

Căn cứ theo Điều 17 Bộ luật Lao động 2019 quy định về “Hành vi người sử dụng lao động không được làm khi giao kết, thực hiện hợp đồng lao động”

“1. Giữ bản chính giấy tờ tùy thân, văn bằng, chứng chỉ của người lao động.

2. Yêu cầu người lao động phải thực hiện biện pháp bảo đảm bằng tiền hoặc tài sản khác cho việc thực hiện hợp đồng lao động.

3. Buộc người lao động thực hiện hợp đồng lao động để trả nợ cho người sử dụng lao động.” 

Như vậy, người sử dụng lao động không được giữ bản gốc giấy tờ tùy thân, văn bằng, chứng chỉ của người lao động theo khoản 1 Điều trên. Đây là quy định mang tính cấm tuyệt đối, không phụ thuộc vào mục đích giữ giấy tờ, thời gian giữ hay sự đồng ý của người lao động. Mọi thỏa thuận cho phép giữ giấy tờ bản chính đều vô hiệu do trái với quy định của pháp luật lao động.

Về hậu quả pháp lý, theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP, người sử dụng lao động có hành vi giữ bản chính giấy tờ của người lao động sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính với mức tiền phạt đáng kể, đồng thời buộc phải trả lại toàn bộ giấy tờ gốc đã giữ. Đối với doanh nghiệp, mức xử phạt có thể lên tới 50.000.000 đồng, kèm theo nguy cơ phát sinh tranh chấp lao động và ảnh hưởng tiêu cực đến uy tín pháp lý.

III. Kết luận

Từ các phân tích nêu trên có thể khẳng định rằng, việc giữ bản chính giấy tờ tùy thân hoặc văn bằng, chứng chỉ của người lao động không phải là quyền của người sử dụng lao động mà là hành vi vi phạm pháp luật lao động. Việc áp dụng các biện pháp quản lý nhân sự trái quy định không những không giúp doanh nghiệp ổn định nguồn lao động mà còn đẩy chính doanh nghiệp vào thế rủi ro pháp lý nghiêm trọng.

Trong quan hệ lao động hiện đại, sự gắn bó bền vững chỉ có thể được xây dựng trên nền tảng tuân thủ pháp luật, minh bạch và tôn trọng quyền con người. Người sử dụng lao động cần lựa chọn các công cụ quản lý hợp pháp như hợp đồng lao động, nội quy, quy chế thưởng – phạt và chính sách đãi ngộ phù hợp thay vì những ràng buộc trái luật. Về phía người lao động, việc chủ động trang bị kiến thức pháp luật lao động là yếu tố then chốt để tự bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của mình khi tham gia quan hệ lao động.

Trên đây là nội dung tư vấn của Luật Bắc Dương về vấn đề người sử dụng lao động có được giữ giấy tờ tuỳ thân bản chính của người lao động không. Trường hợp Quý độc giả có nhu cầu tư vấn chuyên sâu hoặc hỗ trợ thực hiện các thủ tục pháp lý liên quan đến lao động, vui lòng liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ kịp thời và hiệu quả.

Nguyễn Ngọc Khang – 12/01/2026

Cơ sở pháp lý: Bộ luật Lao động 2019, Nghị định 12/2022/NĐ-CP và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan.

Nhóm Zalo hỗ trợ Tư vấn miễn phí: https://zalo.me/g/ybdtzv862