Điều kiện, thủ tục thành lập văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật hiện hành

1. Văn phòng đại diện là gì?

Theo khoản 2, điều 44, Luật Doanh nghiệp 2020, định nghĩa văn phòng đại diện như sau:

        Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.

2. Chức năng của văn phòng đại diện

       – Văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh. Do vậy, văn phòng đại diện cũng không được thực hiện các hoạt động kinh doanh, phát sinh doanh thu.

       – Chức năng chính của văn phòng đại diện là văn phòng liên lạc; thực hiện hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới.

      – Doanh nghiệp muốn thực hiện thăm dò thị trường, hoặc quảng bá thương hiệu tới các tỉnh thành ngoài tỉnh thành đang đặt trụ sở nên thành lập văn phòng đại diện.

      – Văn phòng đại diện chỉ được thực hiện các công việc xúc tiến, giao dịch thay cho công ty mẹ.

>>> Tham khảo ngay: Điều kiện, thủ tục thành lập chi nhánh công ty

3. Điều kiện thành lập văn phòng đại diện

      – Văn phòng đại diện chỉ được thành lập sau khi công ty được thành lập. Do đó, không thể song song thực hiện thủ tục thành lập công ty cùng văn phòng đại diện.

      – Tên văn phòng đại diện bắt buộc bao gồm tên công ty kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện” ….

      – Văn phòng đại diện chỉ được thực hiện chức năng giao dịch. Do đó trưởng văn phòng đại diện chỉ được ký các hợp đồng và đóng dấu bằng dấu của văn phòng đại diện đới với các giao dịch phục vụ hoạt động của văn phòng đại diện như ký hợp đồng thuê nhà cho văn phòng, hợp đồng lao động với nhân sự của văn phòng, mua bán vật dụng hoạt động của văn phòng….

      – Trưởng văn phòng đại diện không được ký hợp đồng phát sinh hoạt động kinh doanh. Khác với địa điểm kinh doanh, vẫn được phát sinh hoạt động kinh doanh tại địa điểm kinh doanh.

      – Địa chỉ trụ sở của văn phòng đại diện công ty không được là nhà tập thể, nhà căn hộ chung cư được xây dựng với mục đích để ở chung cư (tương tự như trụ sở của công ty).

      – Mặc dù văn phòng đại diện không phát sinh các thủ tục với cơ quan thuế. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp có nhu cầu thay đổi địa chỉ của văn phòng đại diện khác quận, huyện vẫn phải thực hiện xác nhận nghĩa vụ thuế với Chi cục thuế cũ. Do vậy, doanh nghiệp cần lưu ý việc lựa chọn địa chỉ phù hợp khi thành lập văn phòng đại diện.

>>> Tham khảo thêm: Pháp luật hiện hành quy định như thế nào về việc sử dụng con dấu trong doanh nghiệp ?

4. Trình tự, thủ tục thành lập văn phòng đại diện

>>> Với trường hợp thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam

Bước 1: Chuẩn bị Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện

      – Thông báo lập văn phòng đại diện;

      – Quyết định của chủ sở hữu (Đối với công ty một thành viên, công ty tư nhân); Hoặc Biên bản họp ĐHĐCĐ và Hội đồng thành viên về việc thành lập văn phòng đại diện (Đối với công ty cổ phần;Công ty trách nhiệm hữu hạn 2 thành viên trở lên và Công ty hợp danh) về việc thành lập văn phòng đại diện

      – Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện nếu người đứng đầu văn phòng đại diện không đồng thời là người đại diện theo pháp luật hoặc cổ đông, thành viên, chủ sở hữu công ty;

      – 01 bản công chứng CMND/Căn cước công dân/ Hộ chiếu còn hiệu lực của người đứng đầu văn phòng đại diện;

      – Giấy giới thiệu hoặc giấy uỷ quyền cho người nộp hồ sơ;

      – 01 bản công chứng CMND/Căn cước công dân/ Hộ chiếu còn hiệu lực của người nộp hồ sơ.

>>> Tham khảo ngay: Quy định của pháp luật về chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp

Bước 2: Nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện và công bố thành lập

      Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện được nộp tại: Phòng Đăng ký kinh doanh tỉnh thành phố nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở.

     Nộp lệ phí công bố để công bố thông tin văn phòng đại diện trên Cổng thông tin doanh nghiệp quốc gia.

Bước 3: Cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện

     Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện cho doanh nghiệp.

Bước 4: Khắc dấu cho văn phòng đại diện (Nếu có)

      Để thuận tiện cho việc ký các hồ sơ, giấy tờ phục vụ hoạt động của văn phòng đại diện nên khắc con dấu của văn phòng đại diện.

>>> Trường hợp doanh nghiệp lập văn phòng đại diện ở nước ngoài

      – Thực hiện thủ tục thành lập theo quy định tại nước sở tại.

      – Doanh nghiệp thành lập văn phòng đại diện tại nước ngoài không phải thực hiện thủ tục cấp Giấy chứng nhận đầu tư ra nước ngoài.

      – Công ty chỉ phải thực hiện thủ tục đăng ký giao dịch ngoại hối để chuyển tiền ra nước ngoài cho văn phòng hoạt động.

      – Sau khi có giấy phép tại nước ngoài nộp cho cơ quan đăng ký kinh doanh nơi công ty có trụ sở chính để cập nhật thông tin trên Cổng đăng ký doanh nghiệp quốc gia.

>>> Một số lưu ý khi sau khi thành lập văn phòng đại diện

1. Sau khi được cấp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện thì phải treo bảng hiệu cho văn phòng đại diện. Tương tự như khi thành lập trụ sở chính, sau khi nhận được giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện, doanh nghiệp phải treo biển hiệu với các thông tin như: mã số thuế văn phòng đại diện, tên văn phòng, địa chỉ;

2. Thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi nội dung nếu có bất cứ thay đổi nào sau khi nhận giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện;

3. Chịu trách nhiệm giải trình với các cơ quan quản lý khi được yêu cầu. Tuy văn phòng đại diện hoạt động theo ủy quyền của công ty mẹ, áp dụng hình thức hạch toán phụ thuộc và các khoản thuế, lệ phí sẽ do công ty mẹ thực hiện, nhưng khi các cơ quan quản lý yêu cầu giải trình, văn phòng đại diện vẫn phải chịu trách nhiệm trực tiếp giải trình.

>>> Tham khảo ngay: Điều kiện thành lập doanh nghiệp tại Việt Nam

        Trên đây là trình tự, thủ tục mở văn phòng đại diện công ty theo quy định của pháp luật hiện hành. Nếu Quý khách đang cần hoàn tất thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty một cách nhanh chóng nhất và hiệu quả nhất. Hãy liên hệ với dịch vụ thành lập văn phòng đại diện của Luật Bắc Dương.