THỦ TỤC CẤP GIẤY CHỨNG NHẬN QUYỀN SỬ DỤNG ĐẤT KHI BỊ THẤT LẠC GIẤY TỜ NGUỒN GỐC THEO QUY ĐỊNH MỚI NHẤT

1. Tình huống pháp lý

Hộ gia đình bà Trần Thị B đang sử dụng một thửa đất diện tích 250m² tại địa phương từ năm 2002 để ở và làm kinh tế hộ gia đình. Quá trình sử dụng đất hoàn toàn ổn định, không phát sinh tranh chấp ranh giới với các hộ liền kề và gia đình bà B thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thuế với nhà nước. Trước đây, gia đình có giữ giấy tờ giao đất và biên lai thu tiền sử dụng đất của Ủy ban nhân dân xã, tuy nhiên do thiên tai bão lũ làm hư hỏng nhà cửa nên toàn bộ giấy tờ này đã bị thất lạc. Nay gia đình bà B có nhu cầu làm thủ tục xin cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất nhưng lo lắng việc mất giấy tờ gốc sẽ khiến hồ sơ bị từ chối.

Gia đình bà B tìm tới Luật Bắc Dương để tư vấn và hỗ trợ thủ tục.

2. Quy định pháp luật

Căn cứ quy định tại Điều 138 Luật Đất đai 2024 về việc cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất cho hộ gia đình, cá nhân đang sử dụng đất không có giấy tờ về quyền sử dụng đất mà không vi phạm pháp luật về đất đai, không thuộc trường hợp giao đất trái thẩm quyền. Người sử dụng đất ổn định trước ngày 01/07/2014, không có tranh chấp và được Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có đất xác nhận vẫn thuộc đối tượng được xem xét cấp Giấy chứng nhận.

Đối chiếu với Nghị định 101/2024/NĐ-CP hướng dẫn về điều tra cơ bản đất đai, đăng ký, cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, cơ quan đăng ký đất đai có trách nhiệm khai thác thông tin trong cơ sở dữ liệu đất đai, hồ sơ địa chính lưu trữ tại địa phương. Việc xác định nguồn gốc, thời điểm bắt đầu sử dụng đất và tình trạng tranh chấp trong trường hợp thất lạc giấy tờ sẽ dựa trên bản đồ địa chính, sổ mục kê, sổ đăng ký ruộng đất qua các thời kỳ và xác nhận của Ủy ban nhân dân cấp xã dựa trên ý kiến của khu dân cư.

Bên cạnh đó, theo Nghị định 123/2024/NĐ-CP và Nghị định 281/2026/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực đất đai, việc kê khai không trung thực về nguồn gốc đất hoặc sử dụng giấy tờ giả mạo nhằm hợp thức hóa hồ sơ cấp Giấy chứng nhận sẽ bị xử lý nghiêm khắc. Người có hành vi vi phạm ngoài việc bị phạt tiền còn bị áp dụng biện pháp khắc phục hậu quả là buộc nộp lại các giấy tờ làm sai lệch nội dung và hủy bỏ kết quả thủ tục hành chính đã thực hiện.

3. Đánh giá

Dưới góc nhìn pháp lý, Luật Đất đai 2024 đã mở ra cơ chế rất tháo gỡ cho người dân trong việc cấp Giấy chứng nhận đối với đất sử dụng ổn định lâu dài nhưng bị thất lạc giấy tờ. Tinh thần của pháp luật hiện hành chú trọng vào thực tế quản lý, sử dụng đất liên tục và sự xác nhận khách quan từ chính quyền cơ sở cùng cộng đồng dân cư xung quanh, thay vì chỉ phụ thuộc cứng nhắc vào các bản gốc giấy tờ bị thất lạc do sự kiện bất khả kháng.

Tuy nhiên, thủ tục xác minh nguồn gốc đất trong trường hợp không có giấy tờ đòi hỏi sự thận trọng cao từ phía cơ quan nhà nước nhằm tránh nguy cơ gian lận hoặc hợp thức hóa đất lấn chiếm trái phép. Do đó, việc thu thập chứng cứ chứng minh thời điểm sử dụng đất liên tục trước mốc thời gian luật định đóng vai trò quyết định đến tỷ lệ thành công của hồ sơ.

4. Kết luận

Đối với tình huống của hộ gia đình bà Trần Thị B, việc thất lạc giấy tờ gốc không đồng nghĩa với việc mất quyền xin cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất. Để đảm bảo quyền lợi hợp pháp và hoàn tất thủ tục đúng quy định, Luật Bắc Dương khuyến nghị người dân thực hiện theo tiến trình 3 bước pháp lý sau:

Bước 1: Người sử dụng đất làm đơn đề nghị xác nhận nguồn gốc, thời điểm sử dụng đất và tình trạng không có tranh chấp gửi Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có đất, đồng thời thu thập các manh mối phụ trợ như biên lai nộp thuế đất qua các năm, xác nhận của các hộ dân sống lâu năm xung quanh.

Bước 2: Sau khi Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện việc niêm yết công khai kết quả kiểm tra hồ sơ tại trụ sở và khu dân cư theo thời hạn luật định mà không có khiếu nại, người dân nộp hồ sơ xin cấp Giấy chứng nhận tại Trung tâm Phục vụ hành chính công hoặc Văn phòng đăng ký đất đai cấp huyện.

Bước 3: Người sử dụng đất phối hợp với cơ quan thuế và Văn phòng đăng ký đất đai để thực hiện nghĩa vụ tài chính theo thông báo, sau đó nhận Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất theo đúng hẹn.

Trên đây là tư vấn pháp lý mà Luật Bắc Dương tổng hợp và cập nhật. Chân thành cảm ơn Quý độc giả đã quan tâm theo dõi!

Ân Quang – 24/08/2026

Nguồn: Luật Đất đai 2024 và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan.

Zalo tư vấn pháp luật MIỄN PHÍ: https://zalo.me/0903208938